書類整理でもう悩まない!大人も子供もスキャンスナップでデジタル管理

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ScanSnapで整えるすっきり空間

ドキュメントスキャナー採用で書類の電子化!

ついにずっと欲しかったモノを手に入れました。

【スキャンスナップ IX500】という富士通製のスキャナーです。

目的は2つです。

  1. 書類整理
  2. 捨てられない書籍のデジタル化

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プリンターのスキャナー機能を使わずにスキャナー専用機にした理由

プリンターにもスキャナー機能はついているんですが、とにかくスピードが遅くて作業に終わりが見えないので、途中でギブアップして、スキャンスナップを導入することに。

 

書類の悩みは子供にも!

書類整理の悩みは会社のオフィスだけではありません。
家の中の雑多な書類は整理しなければ増える一方。

キチンと分類しても保管スペースがないのも悩みになります。

そして子供のいるお宅の書類の悩みは、なんといっても学校のプリント類です。大事なプリントが手元に届かなくて困ったこと、きっとあると思います。

我が家でもご多聞にもれず、苦労しました。

テスト前にはぐちゃぐちゃになった教科のプリントにアイロンかけをした思い出が。

 

子供にとっては

教科のプリント、学級通信、家庭への諸連絡プリント、講演会や地域のイベントのチラシまで一度に配布されるので、目の前のプリントをどう扱えばいいのか混乱してしまい、整理が苦手な子供にとってはあっという間に頭の中はカオス状態に。仕方ないので全部を机の中に入れてしまい、学期末に机の中からぐちゃぐちゃになった山のようなプリント類が出てきたものです。

3年間、手を変え品を変え、試行錯誤と創意工夫を重ねました。
それなりの成果はあったのですが、

でも絶対的なモノの数が多いので、管理はやっぱり難しかったです。

 

スキャンスナップ IX500を選んだ理由】

今回、スキャンスナップ IX500 を選んだのには大きな理由があります。

このサービスをみつけたからです。

ScanSnap Cloud

ScanSnap Cloudとはパソコンやタブレット、スマートフォンなどを介さずにスキャンした書類を直接Cloudサービスに保存できるサービスです。

スキャンした書類が直接設定したcloud内に収まるというスゴワザです。連携しているcloudもなかなかの数です。

 

普段からevernoteやdropboxなどのcloudを利用しているので、これは便利な機能です。うまく仕組み化できれば、パソコン内でのファイルの整理というステップがまるごとなくなるので、非常に魅力的です。

 

そして、昨年12月からは新たにcloud型の会計ソフト【MFクラウド会計・確定申告】とも連携が始まりました。

【MFクラウド会計・確定申告】
つまり、領収書をスキャンすると仕分けされてダイレクトに会計ソフトに入力されてしまうというわけです。

MFクラウド会計・確定申告はちょうど気になっていて、これから調べて使ってみようかと思っていたので、先々を考えてこの機種ScanSnapIX500に決めました。

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ふたを閉めた状態

重さは結構ありますが、サイズはなかなかコンパクトです。

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ふたを開けた状態

この横幅がちょうどA4サイズぴったりの大きさです。一般的なプリンターと比べるとかなりコンパクトです。
手元に届いたスキャンスナップの設定はこれから進めていきます。
最初の設定は面倒で苦手ですが、きちんとやるのが後々の手間を減らすことになるのでできるだけがんばります。

 

今後の目標

使い道は家庭の雑多な紙類の整理から子供の学校プリント整理まで、
ゆくゆくは所蔵本の整理、家計管理まで夢は広がります。

目指すはスキャンするだけで、書類整理が終わっちゃうペーパーレスライフ。

すっきりした空間でゆったり過ごす。そして必要な情報へのアクセスはスマホやパソコンなどからいつでもできる。

スキャンした後、どう仕組み化するか。

達成できたら、書類ミニマニストになれちゃいそうです。

 

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